Sopiva toimitila ei ole vain oikea määrä neliöitä. Hyvä valinta tukee työn tekemistä, helpottaa henkilöstön ja asiakkaiden arkea ja antaa yritykselle tilaa muuttua. Toimitilaa valitessa kannattaa tarkastella ainakin tilantarvetta, sijaintia, pohjaratkaisua, palveluita, muutostöiden mahdollisuuksia ja sitä, miten tila mukautuu tuleviin tarpeisiin.
Aloita siitä, mitä tilassa pitää saada aikaan
Ennen neliöiden laskemista kannattaa määritellä, millaista työtä tilassa tehdään. Tarvitaanko paljon rauhallisia työpisteitä, erillisiä työhuoneita, neuvottelutiloja, vetäytymistiloja vai paikkoja vapaamuotoisille kohtaamisille? Hyvä pohjaratkaisu syntyy työn tarpeista, ei valmiista oletuksesta siitä, miltä toimiston pitäisi näyttää.
Myös käyttöasteella on merkitystä. Jos henkilöstö työskentelee osan viikosta etänä, kaikkien ei välttämättä tarvitse saada omaa nimettyä työpistettä. Samalla toimistolle voi syntyä enemmän tarvetta kohtaamispaikkana, jossa pidetään tiimipalavereita, tavataan asiakkaita ja tehdään yhdessä asioita, joita etänä on vaikeampi toteuttaa.
Arvioi tilan kokoa käytön, ei vain henkilöstömäärän perusteella
Kaksi samankokoista yritystä voi tarvita hyvin erilaisen toimiston. Tilantarpeeseen vaikuttavat henkilöstömäärän lisäksi työskentelytavat, neuvottelujen määrä, asiakaskäynnit, säilytystarpeet, etäpalaverit ja yhteisten tilojen käyttö.
Spektrin esimerkkiratkaisuissa noin 150 m² toimisto voidaan suunnitella noin 14–20 henkilön työyhteisölle. Noin 426 m² kokonaisuus voi puolestaan palvella noin 30–40 henkilöä. Kyse ei ole yleispätevistä mitoitussäännöistä, vaan siitä, miten erilaiset työtilat, neuvottelu, vetäytyminen ja yhteiset alueet voidaan sovittaa samaan kokonaisuuteen.
Katso pohjaratkaisua työpäivän kautta
Pohjapiirros kertoo enemmän kuin pelkät neliöt. Mieti, missä puhelut ja etäpalaverit pidetään, missä tehdään keskittymistä vaativaa työtä ja missä tiimit voivat kokoontua ilman, että muu työ häiriintyy. Myös kulkureitit, sisäänkäynti, keittiö ja lounge vaikuttavat siihen, kuinka sujuvalta tila tuntuu arjessa.
Hyvässä ratkaisussa tilaa ei täytetä mahdollisimman monella työpisteellä. Neliöt jaetaan niin, että eri työtilanteille on toimivat paikat. Spektrin tiloja voidaan räätälöidä yrityksen tarpeisiin, joten vaihtoehtoa ei tarvitse arvioida vain sen nykyisen pohjaratkaisun perusteella.
Sijainnin pitää toimia tavallisena työpäivänä
Toimitilan sijaintia kannattaa arvioida henkilöstön, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden näkökulmasta. Pelkkä osoite ei ratkaise, vaan olennaista on, kuinka sujuvasti paikalle pääsee eri kulkutavoilla ja mitä työpäivän aikana löytyy läheltä.
Spektri sijaitsee Pohjois-Tapiolassa Otaniemen läheisyydessä. Sinne pääsee autolla ja joukkoliikenteellä. Lähimmille bussipysäkeille on alle viiden minuutin kävely, Aalto-yliopiston metroasemalle alle 20 minuutin kävelymatka ja Helsingin keskustaan sekä lentoasemalle noin 20 minuutin ajomatka.
Saavutettavuuden lisäksi kannattaa miettiä asiakkaan näkökulmaa. Onko paikalle helppo löytää? Onko vieraille pysäköintipaikkoja? Voiko suuremman tapaamisen järjestää samassa kiinteistössä? Nämä ovat pieniä asioita, kunnes niitä tarvitaan joka viikko.
Selvitä, mitä omien neliöiden ulkopuolella on käytössä
Business parkissa yrityksen ei tarvitse ratkaista kaikkea oman toimiston sisällä. Spektrissä yritysten käytössä on muun muassa vuokrattavia kokous- ja neuvottelutiloja, auditorio, ravintolapalveluita, aulapalvelu, kuntosali, sauna ja pysäköinti.
Yhteiset palvelut voivat vähentää tarvetta rakentaa kaikkia toimintoja omaan vuokrattavaan tilaan. Jos esimerkiksi suurta kokoustilaa tarvitaan vain satunnaisesti, sitä ei välttämättä kannata maksaa omissa neliöissä joka päivä.
Selvitä, mitä tilalle voidaan tehdä ennen muuttoa
Harva tila on valmiiksi täydellinen juuri tietylle yritykselle. Siksi olennaista on selvittää, mitä voidaan muuttaa ja kuinka muutostyöt etenevät. Spektrissä vaihtoehtona voi olla muuttovalmis toimisto tai yrityksen tarpeisiin laajemmin räätälöity ratkaisu.
Tilamuutoksissa voidaan vaikuttaa esimerkiksi huonejakoon, neuvottelutiloihin, vetäytymistiloihin, yhteisiin alueisiin, pintamateriaaleihin ja tilan ilmeeseen. Spektrissä muutostöiden laajuutta hahmotetaan Essential-, Style- ja Premium-laatutasoilla. Tavoite ei ole tehdä muutoksia muutosten vuoksi, vaan käyttää budjetti niihin ratkaisuihin, joilla on arjessa merkitystä.
Katso myös tulevaa
Yrityksen tilantarve voi muuttua rekrytointien, organisaatiomuutosten tai uusien työskentelytapojen mukana. Liian tiukaksi mitoitettu tila voi käydä nopeasti pieneksi, mutta tarpeettoman suuri varmuusvara tarkoittaa helposti turhia neliöitä.
Kannattaa siis kysyä jo valintavaiheessa, kuinka hyvin tilaa voidaan muokata ja millaisia vaihtoehtoja samasta ympäristöstä löytyy myöhemmin. Spektrin viidessä rakennuksessa on erilaisia tilaratkaisuja yksittäisistä työhuoneista aina noin 1 650 m² koko kerroksen kokonaisuuksiin.
Miten vertailla toimitiloja käytännössä?
Kun sopivia vaihtoehtoja on useita, tee jokaisesta sama vertailu. Pelkän kuukausivuokran sijaan tarkastele ainakin näitä:
- Kuinka paljon omaa tilaa yritys oikeasti tarvitsee?
- Vastaako pohjaratkaisu työn eri tilanteisiin?
- Mitä yhteisiä tiloja ja palveluita kiinteistössä on?
- Kuinka paljon muutostöitä tarvitaan ennen muuttoa?
- Miten henkilöstö ja asiakkaat pääsevät paikalle?
- Kuinka hyvin tila pystyy mukautumaan yrityksen muutoksiin?
Hyvä käytännön tapa on erottaa pakolliset vaatimukset ja toiveet. Pakollinen vaatimus voi olla esimerkiksi tietty määrä rauhallisia työhuoneita, mahdollisuus järjestää asiakastilaisuuksia tai sujuva saavutettavuus. Toive voi liittyä esimerkiksi tietynlaiseen materiaalimaailmaan tai loungeen. Kun nämä erotetaan toisistaan, vaihtoehtojen vertailu helpottuu.
Mitä kannattaa kysyä tilaesittelyssä?
Tilaesittelyssä kannattaa katsoa muutakin kuin ensivaikutelmaa. Kysy ainakin:
- Miten tila on muunneltavissa?
- Millaisia kokous- ja yhteistiloja kiinteistössä on?
- Mitä palveluita vuokralaiset voivat käyttää?
- Miten pysäköinti ja joukkoliikenne toimivat?
- Miten tilamuutokset suunnitellaan ja toteutetaan?
- Millaisia muita tilavaihtoehtoja kiinteistössä on, jos yrityksen tarve muuttuu?
Spektrissä toimitilan vaihto etenee viidessä vaiheessa: ensin määritellään tarve, sitten valitaan toimivin tilaratkaisu ja laatutaso, tila räätälöidään, vuokrasopimus allekirjoitetaan ja lopuksi tila luovutetaan muuttovalmiina käyttöön.
Usein kysyttyä toimitilan valinnasta
Kuinka paljon toimitilaa tarvitaan työntekijää kohden?
Yhtä oikeaa neliömäärää ei ole. Henkilöstömäärän lisäksi ratkaisevat samanaikainen käyttö, työskentelytavat, neuvottelut, vetäytymistarpeet ja se, mitä yhteisiä tiloja kiinteistössä on käytössä.
Miten sijaintia pitäisi arvioida?
Sijaintia kannattaa tarkastella tavallisen työpäivän kautta: henkilöstön työmatkat, asiakkaiden saavutettavuus, joukkoliikenne, autoilu ja lähellä olevat palvelut vaikuttavat kaikki siihen, kuinka toimivaksi sijainti koetaan.
Kannattaako valita valmis vai muokattava tila?
Muuttovalmis tila toimii hyvin, kun nykyinen pohjaratkaisu vastaa tarpeita ja käyttöönottoa halutaan nopeuttaa. Räätälöinti kannattaa, kun työn tekeminen edellyttää tarkempaa tilajakoa, tiettyjä toimintoja tai yrityksen omaa ilmettä.
Mikä on tärkein kysymys ennen tilapäätöstä?
Kysy, tukeeko tila yrityksen tapaa tehdä työtä myös muutaman vuoden päästä. Jos vastaus perustuu vain tämän päivän henkilöstömäärään ja työpisteisiin, tarkastelu on todennäköisesti liian kapea.
