Sopiva toimitila ei ole vain oikea määrä neliöitä. Hyvä valinta tukee työn tekemistä, helpottaa henkilöstön ja asiakkaiden arkea ja antaa yritykselle tilaa muuttua. Toimitilaa valitessa kannattaa tarkastella ainakin tilantarvetta, sijaintia, pohjaratkaisua, palveluita ja sitä, miten tila mukautuu tuleviin tarpeisiin.
Paras lähtökohta ei ole kysyä, miltä toimiston pitäisi näyttää, vaan mitä siellä pitää saada aikaan tavallisena työpäivänä.
Aloita siitä, mitä tilassa pitää saada aikaan
Ennen neliöiden laskemista määrittele, millaista työtä tilassa tehdään. Tarvitaanko paljon rauhallisia työpisteitä, erillisiä työhuoneita, neuvottelutiloja, vetäytymistiloja vai paikkoja vapaamuotoisille kohtaamisille?
Myös käyttöasteella on merkitystä. Jos henkilöstö työskentelee osan viikosta etänä, kaikille ei välttämättä tarvita omaa nimettyä työpistettä. Samalla toimistolle voi syntyä enemmän tarvetta kohtaamis-, neuvottelu- ja projektityöympäristönä. Lue, miten hybridityö vaikuttaa tilantarpeeseen.
Arvioi kokoa käytön, ei vain henkilöstömäärän perusteella
Kaksi samankokoista yritystä voi tarvita hyvin erilaisen toimiston. Tilantarpeeseen vaikuttavat henkilöstömäärän lisäksi yhtäaikainen käyttö, neuvottelujen määrä, asiakaskäynnit, säilytystarpeet ja se, mitä yhteisiä tiloja kiinteistössä voidaan käyttää.
Spektrin Design Guiden esimerkeissä noin 150 m² toimisto voidaan suunnitella noin 14–20 henkilölle ja 426 m² kokonaisuus noin 30–40 henkilölle. Nämä ovat suunnitteluesimerkkejä, eivät yleisiä mitoitussääntöjä. Katso tarkemmin, kuinka paljon toimistotilaa yritys tarvitsee.
Sijainnin pitää toimia tavallisena työpäivänä
Toimitilan sijaintia kannattaa arvioida henkilöstön, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden näkökulmasta. Pelkkä osoite ei ratkaise, vaan olennaista on, kuinka sujuvasti paikalle pääsee eri kulkutavoilla ja mitä työpäivän aikana löytyy läheltä.
Spektri sijaitsee Pohjois-Tapiolassa Otaniemen läheisyydessä. Aluetta palvelevat joukkoliikenneyhteydet, ja Spektriin pääsee myös autolla. Lue lisää toimitilasijainnin valinnasta Espoossa.
Selvitä, mitä omien neliöiden ulkopuolella on käytössä
Business parkissa yrityksen ei tarvitse ratkaista kaikkea oman toimiston sisällä. Spektrissä käytettävissä on esimerkiksi kokous- ja neuvottelutiloja, 88 henkilön auditorio, lounasravintoloita, aulapalvelu, kuntosali ja sauna, pysäköinti sekä Market 24/7.
Yhteiset palvelut voivat vähentää tarvetta rakentaa kaikkia toimintoja omaan vuokrattavaan tilaan ja tehdä työpäivästä sujuvamman. Tutustu Spektri Business Parkin palveluihin.
Katso myös tulevaa
Yrityksen tilantarve voi muuttua rekrytointien, organisaatiomuutosten tai uusien työskentelytapojen mukana. Siksi kannattaa selvittää jo ennen päätöstä, kuinka hyvin tila on muokattavissa ja millaisia vaihtoehtoja samasta ympäristöstä löytyy myöhemmin.
Spektrissä on erilaisia tilaratkaisuja yksittäisistä työhuoneista suurempiin, jopa noin 1 650 m² kerroskokonaisuuksiin. Tiloja voidaan myös räätälöidä yrityksen tarpeisiin. Vertaa muuttovalmista ja räätälöityä toimitilaa.
Miten vertailla toimitilavaihtoehtoja käytännössä?
Kun sopivia tiloja on useita, käytä samaa vertailulogiikkaa jokaiselle. Pelkän kuukausivuokran sijaan tarkastele kokonaisuutta: kuinka paljon omaa tilaa tarvitaan, mitä yhteisiä palveluita on käytössä, kuinka paljon muutostöitä tarvitaan, millaiset kulkuyhteydet ovat ja kuinka helposti tila mukautuu muutokseen.
Tee ensin lista pakollisista vaatimuksista ja vasta sen jälkeen toiveista. Pakollinen vaatimus voi olla esimerkiksi tietty määrä rauhallisia työhuoneita tai mahdollisuus järjestää asiakastilaisuuksia. Toive voi liittyä esimerkiksi materiaalimaailmaan tai tietynlaiseen loungeen. Kun nämä erotetaan toisistaan, päätöksenteko helpottuu.
Mitä kannattaa kysyä tilaesittelyssä?
- Miten tila on muunneltavissa?
- Millaisia neuvottelu- ja yhteistiloja kiinteistössä on?
- Miten pysäköinti ja joukkoliikenne toimivat?
- Mitä palveluita vuokralaiset voivat käyttää?
- Miten mahdolliset tilamuutokset etenevät?
- Millaisia vaihtoehtoja samassa ympäristössä on myöhemmin, jos yritys kasvaa tai toiminta muuttuu?
Usein kysyttyä toimitilan valinnasta
Pitääkö toimitilan koon perustua henkilöstömäärään?
Henkilöstömäärä on hyvä lähtökohta, mutta ratkaisevampaa on arvioida, kuinka moni käyttää tilaa samanaikaisesti ja millaisia työtilanteita toimistossa on.
Kannattaako valita valmis vai muokattava tila?
Valmis tila sopii, kun nykyinen ratkaisu vastaa tarpeita ja muuttoa halutaan nopeuttaa. Muokattava tila on perusteltu, jos yritys tarvitsee oman toimintansa mukaan suunniteltuja alueita.
Miten sijaintia pitäisi arvioida?
Päivittäisen arjen kautta: henkilöstön työmatkat, asiakkaiden saavutettavuus, joukkoliikenne, autoilu ja palvelut vaikuttavat kaikki tilan toimivuuteen.
Hyvä toimitilavalinta alkaa oikeista kysymyksistä, ei pelkästä neliömäärästä. Tutustu Spektrin vapaisiin toimitiloihin ja vertaa vaihtoehtoja yrityksenne todellisen työn ja arjen kautta.
