Hybridityössä toimiston kokoa ei kannata mitoittaa suoraan koko henkilöstömäärän mukaan. Olennaisempaa on selvittää, kuinka moni käyttää tilaa yhtä aikaa ja mitä ihmiset tulevat toimistolle tekemään.
Hybridityö ei automaattisesti tarkoita pienempää toimistoa. Usein se muuttaa sitä, mihin neliöitä tarvitaan: vähemmän pysyviä työpisteitä voi tarkoittaa enemmän tarvetta neuvottelulle, vetäytymiselle ja kohtaamisille.
Mitoita ruuhkahuippujen, ei keskiarvon mukaan
Selvitä, kuinka moni on toimistolla tavallisena päivänä ja kuinka paljon läsnäolo vaihtelee viikon aikana. Jos kaikki tulevat paikalle samoina viikonpäivinä, työpisteitä ja yhteisiä tiloja pitää olla riittävästi juuri silloin.
Jos läsnäolo jakautuu tasaisemmin, työpisteiden määrä voi olla pienempi. Silti jokaiselle toimistopäivän tilanteelle pitää löytyä toimiva paikka.
Kohtaamiset kasvattavat yhteisten tilojen merkitystä
Toimistolle tullaan usein tekemään yhdessä asioita, joita etänä on vaikeampi toteuttaa. Siksi neuvottelu-, projektityö- ja kohtaamistilat voivat korostua, vaikka nimettyjä työpisteitä tarvittaisiin vähemmän.
Toimiston ei tarvitse yrittää olla koti. Sen kannattaa tarjota jotain, mitä etätyöympäristö ei helposti tarjoa: luontevia kohtaamisia, laadukkaat puitteet yhteistyölle ja mahdollisuus vaihtaa työtilaa tehtävän mukaan.
Etäpalaverit ja keskittyminen tarvitsevat työrauhaa
Videopalaverit, puhelut ja keskittymistä vaativa työ lisäävät pienten rauhallisten tilojen tarvetta. Hyvä pohjaratkaisu erottaa äänekkäämmän yhteistyön ja rauhallisen työn toisistaan.
Jos suuri osa työpäivästä koostuu etäpalavereista, akustiikka ja nopeasti käytettävissä olevat vetäytymistilat voivat olla toimiston tärkeimpiä ominaisuuksia. Lue lisää toimiston pohjaratkaisun vaikutuksesta työpäivään.
Yhteiset tilat täydentävät omaa toimistoa
Spektrissä yritysten käytössä on vuokrattavia kokous- ja neuvottelutiloja sekä 88 henkilön auditorio. Näin kaikkea kapasiteettia ei tarvitse mitoittaa oman toimiston sisälle.
Kun suuremmat tapaamiset voidaan järjestää yhteisissä tiloissa, omat neliöt voidaan keskittää päivittäiseen työskentelyyn. Tämä on yksi tapa tehdä hybridityön tilaratkaisusta tehokas ilman, että toimisto tuntuu ahtaalta.
Näin arvioit hybridityön todellisen tilantarpeen
Seuraa viikon tai kahden ajan, milloin ihmiset ovat paikalla ja mitä he tekevät toimistopäivinä. Kirjaa ainakin työpisteiden käyttö, puhelutilojen kysyntä, neuvotteluhuoneiden ruuhkat, kohtaamisten paikat ja tilanteet, joissa työ keskeytyy.
Näiden havaintojen perusteella voidaan arvioida työpisteiden, vetäytymisen, neuvottelun ja yhteisten alueiden suhdetta huomattavasti paremmin kuin henkilöstömäärän perusteella.
Usein kysyttyä hybridityön toimistosta
Tarvitseeko jokainen oman työpisteen?
Ei välttämättä. Ratkaisu riippuu yhtäaikaisesta läsnäolosta ja yrityksen toimintatavoista.
Vähentääkö hybridityö aina neliöitä?
Ei. Työpisteitä voidaan tarvita vähemmän, mutta samalla neuvottelu-, vetäytymis- ja kohtaamistilojen tarve voi kasvaa.
Mikä on tärkein mittari tilantarpeelle?
Henkilöstömäärän rinnalla kannattaa seurata yhtäaikaista käyttöä ja niitä työtilanteita, joita toimistolla oikeasti syntyy.
Hybridityössä hyvä toimisto käyttää neliöt tarkoituksenmukaisesti. Katso Spektrin vapaat toimitilat ja etsi ratkaisu, joka sopii yrityksenne todelliseen käyttöön.
