Toimiston sopivaa kokoa ei voi ratkaista yhdellä neliömäärällä työntekijää kohden. Tilantarpeeseen vaikuttavat henkilöstömäärän lisäksi toimiston samanaikainen käyttö, työskentelytavat, neuvottelujen määrä, vetäytymistilojen tarve ja se, mitä yhteisiä palveluita rakennuksessa on käytettävissä.
Hyvä mitoitus alkaa siis siitä, mitä toimistossa tehdään ja kuinka moni käyttää eri tiloja samaan aikaan.
Henkilöstömäärä on vasta lähtökohta
Ensimmäinen kysymys on, kuinka moni käyttää toimistoa tavallisena työpäivänä. Jos koko henkilöstö työskentelee pääosin toimistolla, työpisteitä tarvitaan enemmän. Hybridityössä olennaisempaa voi olla mitoittaa tila yhtäaikaisen käytön ja erilaisten työtilanteiden mukaan.
Jos yrityksessä on esimerkiksi 30 työntekijää mutta toimistolla on tavallisesti yhtä aikaa 15–20 henkilöä, tilaa ei välttämättä kannata mitoittaa 30 pysyvän työpisteen ympärille. Vapautuvia neliöitä voidaan käyttää paremmin neuvotteluun, vetäytymiseen tai yhteisiin alueisiin.
Mieti, mihin neliöt käytetään
Työpisteiden lisäksi toimisto voi tarvita neuvotteluhuoneita, vetäytymistiloja, säilytystä, taukotiloja ja paikkoja vapaamuotoisille kohtaamisille. Yritys, jossa käydään paljon asiakas- ja tiimipalavereita, tarvitsee erilaisen kokonaisuuden kuin saman kokoinen yritys, jossa työ on pääosin itsenäistä.
Siksi neliöitä kannattaa arvioida toimintojen kautta: kuinka paljon tilaa tarvitaan keskittymiseen, yhteistyöhön, puheluihin, asiakastapaamisiin ja yhteisiin hetkiin?
Esimerkit auttavat hahmottamaan kokoa
Spektrin Design Guiden esimerkkiratkaisuissa noin 150 m² toimisto voidaan suunnitella noin 14–20 henkilölle, kun taas 426 m² kokonaisuus voi palvella noin 30–40 henkilön työyhteisöä. Nämä eivät ole yleispäteviä mitoitussääntöjä, vaan esimerkkejä siitä, miten henkilöstömäärä, työskentelytavat ja pohjaratkaisu liittyvät toisiinsa.
Katso myös, miten hybridityö vaikuttaa toimiston tilantarpeeseen.
Yhteiset tilat vaikuttavat omien neliöiden tarpeeseen
Business parkissa kaikkia toimintoja ei tarvitse mahduttaa omaan toimistoon. Spektrissä yritysten käytössä on vuokrattavia kokous- ja neuvottelutiloja sekä 88 henkilön auditorio. Tämä voi auttaa käyttämään omat neliöt tehokkaammin päivittäiseen työhön.
Jos suuret kokoukset tai henkilöstötilaisuudet voidaan järjestää yhteisissä tiloissa, yrityksen ei tarvitse varata omaan toimitilaansa jatkuvasti vajaakäytöllä olevaa suurta kokoushuonetta.
Varaa tilaa myös muutokselle
Tilaa ei kannata mitoittaa vain tämän päivän organisaation perusteella. Jos henkilöstömäärä tai työn tekemisen tapa muuttuu, myös toimiston pitää pystyä mukautumaan. Spektrissä on vaihtoehtoja pienistä työhuoneista aina noin 1 650 m² kerroskokonaisuuksiin, ja tiloja voidaan räätälöidä yrityksen tarpeisiin.
Kasvuun kannattaa varautua, mutta liian suuri tila heti alussa voi tarkoittaa pitkään vajaalla käytöllä olevia neliöitä. Muunneltavuus ja mahdollisuus tarkastella myöhemmin muita tilavaihtoehtoja voivat olla arvokkaampia kuin suuri varmuusvara.
Tilantarpeen arvioinnin tarkistuslista
Ennen tilahaun aloittamista kirjaa ainakin:
- henkilöstömäärä ja arvioitu yhtäaikainen käyttö
- tarvittavien työpisteiden määrä
- neuvottelu- ja vetäytymistilojen tarve
- asiakaskäynnit sekä säilytys- ja erikoistilatarpeet
- arvio henkilöstömäärän ja työskentelytapojen muutoksesta lähivuosina.
Näiden tietojen perusteella tilavaihtoehtoja voidaan vertailla huomattavasti tarkemmin kuin pelkän kokonaisneliömäärän avulla.
Usein kysyttyä toimiston koosta
Voiko 150 m² toimisto sopia 20 henkilölle?
Spektrin Design Guiden 150 m² esimerkkiratkaisu on suunniteltu 14–20 henkilölle. Soveltuvuus riippuu kuitenkin pohjaratkaisusta ja työskentelytavoista, joten lukua ei pidä käyttää yleisenä mitoitussääntönä.
Miksi suurempi toimisto ei aina ole parempi?
Liian suuri tila kasvattaa vuokrattavaa pinta-alaa ilman, että se automaattisesti parantaa työympäristöä. Olennaisempaa on, että neliöt jakautuvat yrityksen toiminnan kannalta oikein.
Voivatko yhteiset tilat pienentää oman toimiston tarvetta?
Kyllä. Jos esimerkiksi suuret kokoukset voidaan järjestää yhteisissä kokoustiloissa tai auditoriossa, vastaavaa kapasiteettia ei tarvitse rakentaa omaan toimistoon.
Kun tilantarve on hahmotettu, seuraava askel on verrata oikeita vaihtoehtoja. Tutustu Spektrin vapaisiin toimitiloihin ja katso, millaisia eri kokoisia ratkaisuja on tarjolla.
