Toimiva toimisto ei pakota valitsemaan työrauhan ja kohtaamisten välillä. Molemmille voidaan tehdä tilaa, kun pohjaratkaisu perustuu siihen, millaisia työtilanteita yrityksessä oikeasti syntyy.
Keskittyminen tarvitsee rauhaa ja vähäisiä keskeytyksiä. Kohtaamiset taas syntyvät helpommin avoimissa ja helposti saavutettavissa paikoissa. Toimiva kokonaisuus erottaa nämä tarpeet, mutta pitää siirtymät niiden välillä helppoina.
Tunnista ensin keskittymistä vaativa työ
Rauhalliset työpisteet, työhuoneet ja vetäytymistilat auttavat silloin, kun työ vaatii keskittymistä tai luottamuksellisia keskusteluja. Etäpalavereille kannattaa varata paikkoja, joissa puhe ei häiritse muuta työskentelyä.
Työrauhaa ei ratkaista vain ovilla. Myös akustiikka, kulkureitit ja se, kuinka lähellä aktiiviset yhteiset alueet sijaitsevat, vaikuttavat keskeytysten määrään.
Anna yhteistyölle ja kohtaamisille oma paikkansa
Neuvottelutilojen lisäksi tarvitaan usein paikkoja nopeille keskusteluille, projektityölle ja vapaamuotoisille kohtaamisille. Kun yhteistyölle on luontevat paikat, sen ei tarvitse tapahtua keskittymistä vaativan työn keskellä.
Kohtaamispaikkojen ei tarvitse olla suuria. Myös pienet lounge- tai seisomapöytäalueet kulkureittien varrella voivat toimia hyvin, jos keskustelu voi jatkua ilman että muu työ häiriintyy.
Vyöhykkeistäminen tekee toimistosta selkeämmän
Yksi käytännöllinen tapa on jakaa toimisto aktiivisempiin ja rauhallisempiin vyöhykkeisiin. Aktiiviselle alueelle voidaan sijoittaa keittiö, lounge, projektityö ja epämuodolliset keskustelut. Rauhallisemmalle alueelle sopivat keskittymistä vaativat työpisteet, työhuoneet ja vetäytymistilat.
Neuvottelutilat voivat toimia näiden välissä omana kokonaisuutenaan. Tärkeää on, että työntekijä pystyy vaihtamaan tilaa tehtävän mukaan ilman turhaa etsimistä tai pitkää siirtymää.
Hyödynnä myös rakennuksen yhteisiä tiloja
Spektrissä oman toimiston rinnalla voidaan käyttää vuokrattavia kokous- ja neuvottelutiloja sekä 88 henkilön auditoriota. Se antaa lisää vaihtoehtoja suurempiin tapaamisiin ilman, että vastaavaa kapasiteettia pidetään jatkuvasti omissa neliöissä.
Yhteiset palvelut voivat myös vapauttaa oman toimiston neliöitä päivittäiseen käyttöön. Tutustu Spektrin kokous- ja tapahtumatiloihin.
Miten tunnistaa yritykselle oikea tasapaino?
Seuraa viikon ajan, millaisia tilanteita toimistossa syntyy. Onko puhelutiloja vaikea löytää? Keskeytyykö työ keskusteluun? Jäävätkö yhteiset alueet tyhjiksi? Ovatko neuvotteluhuoneet jatkuvasti täynnä?
Tällaiset havainnot kertovat enemmän todellisesta tilantarpeesta kuin pelkkä henkilöstömäärä. Katso myös, miten pohjaratkaisu vaikuttaa työpäivään.
Usein kysyttyä keskittymisestä ja kohtaamisista
Tarvitaanko vetäytymistiloja, jos toimistossa on työhuoneita?
Usein kyllä, jos työhuoneet ovat jatkuvassa käytössä ja lyhyille puheluille tai videopalavereille tarvitaan nopeasti vapautuva paikka.
Voiko kohtaamistiloja käyttää myös työntekoon?
Voi, kun ne on suunniteltu siihen. Kaikkien yhteisten alueiden ei kuitenkaan tarvitse toimia varsinaisina työpisteinä.
Tarvitaanko suuri lounge yhteisöllisyyteen?
Ei. Luontevat pienet kohtaamispaikat voivat toimia paremmin kuin suuri mutta väärään paikkaan sijoitettu yhteinen tila.
Hyvä toimisto antaa tilaa sekä keskittyä että kohdata. Katso vapaat toimitilat Spektrissä ja etsi ympäristö, jossa työn eri tilanteet mahtuvat samaan työpäivään.
