Toimitilan vaihto etenee tarpeiden määrittelystä sopivan tilan valintaan, suunnitteluun, sopimukseen ja käyttöönottoon. Selkeä prosessi auttaa yritystä hahmottamaan, mitä päätöksiä missäkin vaiheessa tarvitaan ja mihin aikataulussa pitää varautua.
Kaikkea ei tarvitse tietää valmiiksi. Olennaista on tunnistaa tärkeimmät tarpeet, tavoiteaikataulu ja asiat, joissa voidaan joustaa.
1. Määrittele, mitä uudelta toimitilalta tarvitaan
Kirjaa henkilöstömäärä, arvioitu samanaikainen käyttö, tärkeimmät työtilatyypit, asiakaskäynnit, mahdolliset erikoistilat ja muuton tavoiteaikataulu. Tunnista myös, mitkä nykyisen työympäristön asiat toimivat ja mitkä aiheuttavat kitkaa.
Näiden tietojen avulla vaihtoehtoja voidaan verrata aidon tarpeen eikä pelkän neliömäärän perusteella.
2. Valitse sopiva tilaratkaisu ja muutosten taso
Tarpeiden perusteella vertaillaan sopivia tiloja sekä sitä, kuinka paljon valmista tilaa halutaan muuttaa. Spektrin Design Guidessa tilamuutoksille on määritelty kolme laatutasoa: Essential, Style ja Premium.
Laatutaso auttaa hahmottamaan ratkaisun tasoa, mutta lopullinen kokonaisuus tehdään aina tilan ja yrityksen tarpeiden mukaan.
3. Räätälöi tila yrityksen työhön sopivaksi
Tarvittavat huonejako-, materiaali- ja muut tilamuutokset suunnitellaan ennen toteutusta. Tavoitteena ei ole muuttaa kaikkea, vaan tehdä ne ratkaisut, joilla on merkitystä työn sujuvuudelle ja tilan käytölle.
Jos tila vastaa tarpeita lähes sellaisenaan, käyttöönotto voi olla kevyt. Jos yritys tarvitsee uusia huonejakoja tai tarkempia työympäristöratkaisuja, suunnitteluun ja toteutukseen varataan enemmän aikaa.
4. Tee vuokrasopimus, kun ratkaisu on selkeä
Kun tilaratkaisu, tarvittavat muutokset ja vuokrauksen ehdot ovat riittävän selvillä, tehdään vuokrasopimus. Tässä vaiheessa yrityksellä on hyvä olla yhteinen käsitys siitä, millainen tila toteutetaan ja millä aikataululla.
Tilasuunnitelman ei tarvitse aina olla jokaiselta yksityiskohdalta valmis ennen sopimusta, mutta toteutettavan ratkaisun keskeisten periaatteiden pitää olla selvillä.
5. Valmistaudu käyttöönottoon ja muuttoon
Muutostöiden jälkeen yritys ottaa uuden toimitilan käyttöön. Muutto ei ole vain tavaroiden siirtämistä: uusi tila vaikuttaa myös työskentelytapoihin ja henkilöstön arkeen.
Siksi käyttöönottoon kannattaa liittää sisäinen viestintä. Kerro, miten eri työtiloja käytetään, mistä palvelut löytyvät ja mitä uuden toimiston arjessa muuttuu. Näin tilan hyödyt saadaan käyttöön heti alusta.
Kuinka paljon aikaa toimitilan vaihtoon kannattaa varata?
Yhtä kaikille sopivaa aikataulua ei ole. Muuttovalmis tila voidaan ottaa käyttöön nopeammin kuin tila, johon tehdään laajoja muutoksia. Aikatauluun vaikuttavat myös suunnittelu, päätöksenteko, sopimusprosessi, hankinnat ja itse muutto.
Siksi aikataulu kannattaa ottaa keskusteluun heti tilahaun alussa. Vertaa seuraavaksi muuttovalmista ja räätälöityä toimitilaa.
Usein kysyttyä toimitilan vaihdosta
Pitääkö tarkka neliötavoite tietää ennen tilahakua?
Ei. Tilantarvetta voidaan arvioida henkilöstön, työskentelytapojen ja tarvittavien toimintojen perusteella.
Pitääkö tilasuunnitelman olla valmis ennen vuokrasopimusta?
Ei välttämättä. Keskeisten tarpeiden ja toteutettavissa olevan ratkaisun pitää kuitenkin olla riittävän selviä ennen lopullisia päätöksiä.
Mikä yleensä vaikuttaa aikatauluun eniten?
Muutostöiden laajuus, suunnittelu ja päätöksenteon nopeus. Siksi tavoiteaikataulu kannattaa sanoa ääneen heti alussa.
Toimitilan vaihto on helpompi, kun seuraavat vaiheet ovat näkyvissä jo alussa. Aloita tutustumalla Spektrin vapaisiin toimitiloihin.
