Yrityksen toimitilatarve voi muuttua nopeammin kuin vuokrasopimus. Henkilöstö kasvaa, tiimit järjestäytyvät uudelleen tai hybridityö muuttaa toimiston käyttöä. Siksi tilaa kannattaa arvioida myös tulevien muutosten näkökulmasta.
Joustavuus ei tarkoita mahdollisimman suurta varmuusvaraa. Parempi ratkaisu on tila, jota voidaan käyttää ja muokata järkevästi eri tilanteissa.
Älä mitoita vain tämän päivän organisaation mukaan
Liian tiukka ratkaisu voi käydä nopeasti pieneksi, mutta suuri varmuusvara kasvattaa turhia neliöitä. Arvioi, miten henkilöstömäärä todennäköisesti muuttuu, millä aikavälillä muutosta odotetaan ja voiko nykyistä pohjaratkaisua muokata myöhemmin.
Kasvu ei myöskään tarkoita aina vain lisää työpisteitä. Yritys voi tarvita lisää neuvottelua, projektialueita, vetäytymispaikkoja tai asiakastiloja.
Muunneltava pohja antaa vaihtoehtoja
Joustavuus voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työpisteiden määrää voidaan lisätä, osa avoimesta alueesta voidaan muuttaa työhuoneiksi tai neuvottelutiloja järjestellä uudelleen. Tärkeää on, että muutos ei vaadi koko työympäristön rakentamista alusta.
Spektrissä toimitiloja voidaan räätälöidä vuokralaisen tarpeisiin. Muutosten mahdollisuudet arvioidaan aina tilakohtaisesti.
Kasvu ei ole ainoa muutos
Tilantarve voi myös pienentyä tai muuttua organisaatiomuutosten, hybridityön lisääntymisen, uusien tiimirakenteiden tai toimintatapojen vuoksi. Siksi muunneltavuus kannattaa nähdä kykynä sopeutua muutokseen, ei vain varautumisena kasvuun.
Hyvä toimitilaratkaisu kestää sen, että työpisteiden, työhuoneiden, neuvottelun ja yhteisten alueiden suhdetta täytyy myöhemmin painottaa uudelleen.
Myös ympäröivä tilatarjonta tuo joustoa
Spektrin viidessä rakennuksessa on erilaisia toimitiloja yksittäisistä työhuoneista aina noin 1 650 m² kerroskokonaisuuksiin. Erilaisten kokoluokkien olemassaolo samassa ympäristössä voi helpottaa uuden ratkaisun löytämistä tarpeiden muuttuessa.
Tämä ei tarkoita, että yrityksen pitäisi valita mahdollisimman suuri tila. Tavoite on löytää tämänhetkiseen käyttöön sopiva ratkaisu ja ymmärtää samalla, mitä vaihtoehtoja ympärillä on myöhemmin.
Yhteiset palvelut voivat vähentää varmuusvaran tarvetta
Kun satunnaisesti tarvittavia toimintoja voidaan järjestää yhteisissä kokous- ja tapahtumatiloissa, niitä ei tarvitse rakentaa oman toimiston sisälle vain varmuuden vuoksi. Se auttaa pitämään omat neliöt lähempänä päivittäistä käyttötarvetta.
Mitä kannattaa kysyä ennen vuokrapäätöstä?
- Miten tila on muunneltavissa?
- Millaisia muutoksia voidaan toteuttaa myöhemmin?
- Millaisia suurempia tai pienempiä tilavaihtoehtoja samassa ympäristössä on?
- Mitä yhteisiä palveluita voidaan hyödyntää oman toimiston ulkopuolella?
- Kuinka tilamuutosprosessi etenee, jos tarve muuttuu?
Näin toimitilaa ei arvioida vain tämän päivän neliöinä vaan ratkaisuna, joka kestää yrityksen muutosta.
Usein kysyttyä joustavasta toimitilasta
Pitääkö kasvuun varautua vuokraamalla heti suurempi tila?
Ei välttämättä. Muunneltavuus ja ympäröivät tilavaihtoehdot voivat olla järkevämpi tapa varautua muutokseen.
Voiko tilantarve myös pienentyä?
Kyllä. Organisaatio, hybridityö ja työskentelytavat voivat muuttaa tilantarvetta molempiin suuntiin.
Mitä joustava pohjaratkaisu käytännössä tarkoittaa?
Sitä, että tilojen käyttötarkoituksia ja keskinäistä suhdetta voidaan muuttaa kohtuullisesti tarpeiden mukana.
Toimitilan kannattaa palvella nykyhetkeä ilman, että se lukitsee yritystä yhteen tilanteeseen. Katso Spektrin vapaat toimitilat ja vertaile eri kokoisia ja muokattavia vaihtoehtoja.
